Эра бумажных носителей постепенно уходит в прошлое. Организации интенсивно начинают вводить современные системы электронного документооборота (СЭД), которые становятся более технологичным инструментом IT для ведения бизнеса.
Сложно найти компанию, в офисе которой не установлены компьютеры. Это позволяет внедрить обширный функциональный СЭД и действенно организовать, оцифровать, автоматизировать и оптимизировать процессы, связанные с корпоративной документацией.
Содержание:
Преимущества внедрения СЭД
Плюсы от перевода потоков документов в цифровую электронную форму, автоматизирующую процессы обработки, оценивают этими выгодами:
- сокращается время на обработку документации за счет автоматического поиска по каждому запросу. Одновременно ведется контроль исполнения задачи;
- при формировании документов на бумажных носителях часто допускались ошибки. В СЭД влияние человеческого фактора сведено к минимуму, что дает возможность устранить погрешности на стадии формирования. Поиск ведется по определенным критериям, чаще всего по ключевым словам;
- сотрудники получают мгновенный доступ к каждому документу, внесенному в систему. При выявлении ошибок исправления вносятся сразу же после выявления неточностей. Доступ к документам распределяют в соответствии с функциональными обязанностями работников организации;
- снижаются расходы, связанные с покупкой оргтехники и расходных материалов;
- СЭД гарантирует полную защиту и безопасность документов, загруженных в электронный архив и нет необходимости вводить дополнительные меры по их сохранности. Тем самым снижаются затраты на организацию и хранение архивных данных;
- ускоряется обмен информации между сотрудниками и подразделениями в компании. Быстрее проходят сигналы управления, что позволяет мгновенно включиться в дело;
- за счет предоставления коллективного доступа к системе электронного документооборота и мониторинга производительности каждого действия, сокращается время на формирование, регулирование и утверждение документации;
- злоумышленникам системой ставится мощная преграда на пути несанкционированного доступа к документации, что существенно повышает степень защиты от потери и повреждений.
Этапы внедрения
Система внедрения СЭД в каждой организации может быть своя, но поэтапные шаги идентичны:
- Определяют цели и задачи автоматизации.
- Изучают особенности делопроизводства на предприятии.
- Разрабатывают проект электронного документооборота.
- Изучают современные СЭД, при необходимости корректируют задачи.
- Предоставляют подрядчикам возможность доступа к документу и совместной работы с ним одновременно.
- Создают для подрядчика техническое задание с учетом требований компании.
- Начинают внедрение СЭД, выбрав один из двух вариантов:
— перевод на электронный документооборот структурных подразделений организации;
— конвертация в электронную систему разных по типу документов. - Создают архив в электронном формате.
- Интегрируют СЭД с другими автоматизированными системами учета.
- Проводят обучение сотрудников и обеспечивают контроль, за соблюдением инструкций для адаптации к новым условиям работы.
Заключение
Будущее – за электронными документами. Однако главная задача при внедрении системы электронного документооборота правильно организовать процесс. Чтобы не столкнуться с проблемами от неправильного управления в компании, нужно исключить ситуации, когда одна часть документов отцифровывается, а другая формируется на бумажных носителях. Поэтому все задачи по СЭД решают на стадии внедрения.
