IT S.W.A.T. — компьютерные и мобильные технологии

Во многих компаниях бумажный документооборот до сих пор воспринимается как простой и бюджетный вариант организации и управления движением документов. Пока в организации небольшой объем документов, это не вызывает проблем. Но когда компания вырастает до 50–100 сотрудников, нагрузка увеличивается и «бумага» замедляет процессы.

Бумага и печать действительно стоят недорого. Основная часть затрат скрыта в операционной деятельности: сотрудники выделяют время на поиск документов, согласования затягиваются, а контролировать процессы становится сложнее.

Предлагаем посчитать, в рублях и часах, во сколько обходится бумажный документооборот и действительно ли переход на СЭД экономит бюджет.

Во сколько обходится бумажный документооборот

Представим компанию, в которой работает 50-70 человек. Ежемесячные затраты на бумагу, картриджи и печать составят в среднем 20–30 тысяч рублей. Это часть, которую можно посчитать в рублях.

Но как оценить время сотрудников? На поиск одного документа уходит от 15 до 30 минут. Если таких запросов в день несколько, то компания оплачивает время, которое сотрудник тратит на действия без ценности для бизнеса.

Отдельная нагрузка — это печать, сканирование и подшивка документов. В среднем на эти операции у секретаря или бухгалтера уходит 10–20 часов в неделю. Это до половины рабочего времени. Квалифицированный сотрудник занимается технической работой, которая не приносит прямой пользы компании.

Отдельная статья расходов — хранение документов и логистика. Архив занимает место в офисе или на складе, за аренду которого платит компания. Добавляются расходы на курьерскую доставку и пересылку документов между подразделениями и контрагентами.

Также есть риски, которые сложно спрогнозировать. Например, потеря документа или работа с неактуальной версией может привести к штрафам или финансовым потерям.

Из чего складываются затраты на бумажный документооборот

После внедрения системы электронного документооборота бумажные процессы не исчезают полностью, но их объем снижается. Сокращаются прямые и косвенные расходы:

• потребление бумаги и печати снижается на 80–90%;
• поиск документов занимает несколько минут, вместо получаса;
• договоры согласуются за несколько дней благодаря уже настроенным маршрутам. Сотрудники получают уведомления и могут работать с документами удаленно;
• высвобождается рабочее время. Бухгалтерия, юристы и административный персонал перестают выполнять технические операции и переключаются на задачи, которые влияют на выручку;
• документы хранятся в единой базе, действия пользователей фиксируются, а использование электронной подписи делает часть процессов полностью цифровыми. Это уменьшает вероятность потерь и ошибок.

Что дает внедрение СЭД: считаем выгоду

Компания со штатом из 70 сотрудников тратит на бумагу и печать около 300 тысяч рублей в год. Потери времени сотрудников эквивалентны еще нескольким сотням тысяч рублей. Добавляются расходы на архив и логистику. В итоге совокупные издержки на бумажный документооборот могут превышать 500–700 тысяч рублей в год. При этом они продолжают расти вместе с бизнесом.

Стоимость владения СЭД в большинстве случаев ниже или сопоставима с этими расходами. Поэтому система окупается за счет сокращения текущих затрат. На практике компании чаще выбирают готовые решения с быстрым запуском. Например, Directum Lite позволяет автоматизировать согласование договоров и работу с документами без сложного внедрения и получить заметный эффект уже в первый год.

Бумажная модель кажется понятной и выгодной. Но основные затраты скрываются в операционной работе. Переход на цифровые инструменты сокращает издержки на документооборот и контроль над процессами. Начните с простой оценки: если сумма превышает 500 тыс. руб. в год — переход на СЭД окупится менее чем за год.